Quelle structure privilégier pour votre CV de secrétaire ?
En premier lieu, il est important de noter d’un CV de secrétaire doit comporter 4 rubriques indispensables à la bonne compréhension de votre parcours scolaire et professionnel. Ainsi, en une page maximum, optez pour les sections suivantes :
- Le titre de votre CV : situé généralement en en-tête
- Votre objectif professionnel : celui-ci est placé en haut du CV et permet au recruteur de mieux appréhender vos motivations.
- Vos formations : elles vous permettent de faire valoir de précieuses informations sur vos qualifications.
- Votre expérience professionnelle : cette section est d’intérêt majeur dans votre CV pour permettre au recruteur de mieux cerner vos parcours en un coup d’œil. Lors de la description des missions, tâchez de ne pas trop les détailler, mais de simplement exposer les tâches valorisant vos compétences et qualités.
- Vos compétences : cette partie met en valeur le degré de maîtrise que vous avez des différentes compétences techniques et nécessaires au poste de secrétaire.
- Vos hobbies et centres d’intérêt : cette section est certes un peu moins primordiale, mais elle permet au recruteur de mieux en savoir sur ce que vous appréciez.
Si vous souhaitez aller un peu plus loin dans la personnalisation de votre CV de secrétaire, sachez que cela peut se révéler judicieux, car un recruteur, bien souvent, n’apprécie pas grandement les candidatures jugées comme impersonnelles. Par exemple, vous pouvez parfaitement rédiger un CV faisant écho à l’annonce pour laquelle vous postulez. Réutilisez les mots clés de celle-ci et montrez ainsi au recruteur que vous avez parfaitement compris ce que l’on attend de vous et que vous êtes prêt à répondre aux tâches qui vous seront confiées. De cette manière, vous insistez aussi sur vos points forts !
D’un point de vue structurel, il est important de préférer un CV anti-chronologique. En clair, il convient d’indiquer en priorité votre dernière expérience. En effet, celle-ci est celle qui intéresse bien souvent le plus les recruteurs. À sa suite, vous pouvez alors présenter les expériences quant à elles plus anciennes.
Pour permettre à votre CV de secrétaire d’être le plus lisible possible et agréable à lire, la clarté de celui-ci est primordiale. Le poste de secrétaire nécessitant des qualités d’efficacité, il convient donc d’appliquer ce principe à votre CV en ne vous éparpillant pas et en vous concentrant sur les rubriques principales. Votre CV doit aller droit au but !
Le design de votre CV
Le design de votre CV de secrétaire joue également un rôle important pour qu’il puisse rapidement se démarquer. Il convient ainsi de privilégier un design minimaliste, épuré et aéré pour faciliter sa lecture et rapidement voir où sont les points clés.
Nous vous déconseillons donc d’éviter un surplus de fantaisies ou d’originalités. Le métier de secrétaire requiert avant tout des profils rigoureux, une qualité qui doit ainsi être mise en avant lors de la rédaction de votre CV. Dans un souci de lisibilité parfaite, vous pouvez miser sur des listes à puces qui permettent de très bien séparer les différentes parties.
Au niveau des couleurs, vous avez la possibilité d’ajouter une touche personnelle de manière à apporter un dynamisme certain à votre CV de secrétaire. L’objectif est simple : mettre en valeur son contenu et ses éléments clés par le biais de certaines couleurs. Quant à la police utilisée, elle se voudra simple et élégante.
Le titre de votre CV
Concernant le titre de votre CV, ce dernier doit être court (4/5 mots) et composé du nom de votre métier ainsi que d’une de vos qualités ou spécificité. Des exemples étant souvent plus parlant, en voici quelques-uns :
Voici 10 exemples de titres de CV pour une secrétaire :
Secrétaire administrative et comptable expérimentée / Assistante de direction bilingue / Secrétaire médicale débutante / Secrétaire polyvalente avec une solide expérience de la gestion de dossiers / Assistante de gestion junior avec de solides compétences en organisation / Secrétaire bureautique – Forte capacité de gestion de projets et de communication / Assistante commerciale – Maîtrise parfaite de l’anglais et du français / Secrétaire de direction – Solides compétences en gestion de l’agenda et en coordination de projets / Assistante de service – Expérience de 5 ans en tant que secrétaire de direction / Secrétaire juridique – Formation en droit et excellentes compétences en rédaction / Assistante personnelle – Excellente gestion des priorités et forte capacité d’adaptation
Comment faire une phrase d’accroche CV ?
Une phrase d’accroche est une courte phrase qui doit capter l’attention du lecteur et lui donner envie de lire la suite de votre CV ou de votre lettre de motivation. Elle doit être percutante et refléter votre personnalité et vos atouts professionnels. Voici quelques conseils pour rédiger une phrase d’accroche :
- Soyez concis : une phrase d’accroche doit être courte et percutante, de manière à susciter l’intérêt du lecteur.
- Faites preuve de créativité : une phrase d’accroche originale peut aider à sortir du lot et à se démarquer des autres candidats.
- Mettez en avant vos atouts professionnels : une phrase d’accroche doit mettre en avant vos compétences et votre expérience professionnelle qui vous permettent de postuler à l’emploi en question.
- Adaptez votre phrase d’accroche à l’emploi visé : votre phrase d’accroche doit être en adéquation avec le poste pour lequel vous postulez et refléter vos motivations et votre parcours professionnel.
Voici quelques exemples de phrases d’accroche pour un CV de secrétaire :
- Dotée d’une excellente maîtrise de la communication et de l’organisation, je suis une secrétaire efficace et polyvalente, avec de solides compétences en gestion de projets et de dossiers.
- Avec plus de 5 ans d’expérience en tant que secrétaire de direction, je suis capable de gérer efficacement l’agenda et les priorités, tout en assurant une présence professionnelle et organisée au sein de l’entreprise.
- « Secrétaire bilingue avec une solide expérience de la gestion de l’agenda et de l’accueil des clients, je suis une personne fiable et responsable, capable de s’adapter rapidement à de nouvelles situations. »
- « Assistante de direction dynamique et motivée, je suis capable de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives pour améliorer les processus de l’entreprise.
- « Avec une forte capacité de communication et de relations interpersonnelles, je suis une secrétaire professionnelle et dévouée, capable de gérer efficacement les tâches administratives et de soutenir la direction dans toutes ses activités. »
De quelle manière mentionner vos différentes expériences professionnelles ?
Afficher une présentation efficace de vos expériences professionnelles permet au recruteur de mieux constater vos différents progrès et de se faire un avis sur la pertinence de vos choix en tant que secrétaire. Pour chaque expérience, nous vous conseillons de préciser les informations qui vont suivre :
- L’intitulé précis du poste ainsi que sa durée
- Le nom de l’entreprise ainsi qu’une courte présentation si celle-ci manque de reconnaissance
- Le service pour lequel vous travailliez
- Vos responsabilités au quotidien
L’objectif affiché dans le cadre de cette rubrique est là aussi d’être précis et concis. Sans oublier d’être percutant. Si vous avez travaillé au quotidien dans une langue étrangère ou que vous maîtrisez une suite d’outils informatiques bien précise, mettez ces éléments en avant. Le recruteur a grandement besoin de ces informations qui peuvent vous permettre de faire de grandes différences par rapport à la concurrence !
Exemple : Style rédigé
- Stage dans un bureau d’édition – SEPT 2017 – FEV 2018
Assigné aux tâches de prise de notes, de coordination des équipes d’édition, j’ai été formé à la mise en place de réunions et de bilans. J’étais également chargé de planifier des rencontres, de veiller au respect du cahier des charges. J’ai enfin dû organiser une conférence de journalistes et inviter les partenaires commerciaux de l’entreprise.
- Secrétaire dans une start-up – FEV 2018 – AUJ
J’ai rejoint l’équipe d’une start-up à sa création. Secrétaire général, je formais deux stagiaires aux bases du secrétariat, j’organisais les rencontres avec de potentiels investisseurs, je planifiais les rendez-vous pour le recrutement de nouveaux employés. En parallèle de ces missions, j’étais également en charge d’instaurer un planning dans les tâches de chacun.
Exemple : Style descriptif
- Secrétaire, entreprise XYZ, Paris (2022-2023)
- Assisté le PDG dans l’organisation de ses déplacements et de sa correspondance
- Géré le planning et les rendez-vous de l’équipe commerciale
- Prise en charge la rédaction de documents et la préparation de réunions
- Coordonné les projets avec les différents services de l’entreprise
- Secrétaire, entreprise ABC, Paris (2019-2022)
- Assuré la gestion de l’agenda et des rendez-vous du directeur général
- Rédigé et envoyé la correspondance (courriers, emails, fax)
- Géré les appels téléphoniques et les demandes des clients
- Participé à l’organisation de manifestations (séminaires, événements)
- Assistante administrative, entreprise DEF, Paris (2016-2019)
- Saisi et mis à jour les données de l’entreprise dans le logiciel de gestion
- Réceptionné et trié le courrier entrant et sortant
- Assuré le suivi des dossiers clients
- Organisé les déplacements et les réunions de l’équipe
Il convient également de mettre toutes les chances de votre côté en étant honnête dans votre CV. Il ne sert donc à rien de mentir sur son parcours et ses aptitudes, le recruteur pouvant très rapidement le découvrir. Par exemple, si vous avez une simple expérience de secrétaire assistant, car vous sortez tout juste d’études, relatez aussi fidèlement que possible vos expériences précédentes, même les stages. Il n’y a rien de préjudiciable à utiliser la mention « assistant » plutôt que d’indiquer un poste plus haut gradé, mais que vous n’avez jamais occupé.
Si le secteur d’activité de la société est suffisamment spécifique pour que vous puissiez le notifier, n’hésitez pas à le faire. Par exemple, précisez si vous êtes « secrétaire médical » ou encore « secrétaire juridique ».
Dans un souci de transparence, vous pouvez également indiquer dans votre CV de secrétaire quelles furent les principales difficultés que vous avez éprouvées lors de ces missions. L’objectif ? Permettre au recruteur de mieux comprendre comment vous les avez surmontées.
Enfin, si vous avez connu des dépassements de fonction dans le cadre du poste de secrétaire que vous occupiez, mentionnez-les pour montrer à quel point votre profil peut se révéler polyvalent et fonctionnel ! Vous marquerez alors des points considérables auprès du recruteur en évoquant très concrètement les éléments ayant participé à ce dépassement de fonction. Par exemple, et si c’est le cas, vous pouvez préciser dans votre CV que vous avez participé à l’organisation d’événements importants au sein de votre entreprise, à la remontée d’informations des collaborateurs aux managers ou encore à la préparation de contrats.
Quelles que soient les compétences que vous avez acquises, n’hésitez pas à prendre le temps de les retranscrire et ainsi bonifier votre profil de candidat.
N’oubliez pas d’indiquer vos certifications et formations
Il est primordial que vous indiquiez toutes les certifications que vous possédez. Que cela concerne des diplômes scolaires ou universitaires, des concours ou encore de simples attestations de formation, précisez-les dans votre CV de secrétaire pour l’agrémenter d’éléments complémentaires à votre parcours professionnel.
Exemple :
NOV 2012 – APR 2016 – BTS AD – ASSITANT DE DIRECTION / ANNECY
Formation polyvalente et générale permettant aux diplômés d’intervenir dans les domaines de la communication, de l’organisation et de la gestion administrative.
Mettez en avant vos qualités personnelles et passions
Enfin, en tant que secrétaire, l’aspect purement relationnel est très important, car vous êtes amené à être au contact de publics divers et variés (clientèle, collègues, managers…). Il y a donc fort à parier que le recruteur souhaite aussi en apprendre davantage sur votre savoir-être. Par le biais de votre curriculum vitae, vous pouvez mentionner quelques-unes de vos qualités (softs skills) pouvant vous caractériser et que vous jugez utiles pour le poste de secrétaire.
Exemple :
- Ponctualité : J’aime que les missions soient tenues et effectuées dans le temps qui est exigé.
- Rigueur : Les plans les plus détaillés et les mieux tenus sont toujours les plus efficaces.
- Aisance à l’oral : Ayant fait du théâtre plus jeune, j’ai une aisance à l’oral qui est un réel atout pour moi.
Les qualités personnelles qui peuvent être utiles pour une secrétaire sont :
- Polyvalence : une secrétaire doit être capable de s’adapter à différentes situations et de gérer plusieurs tâches en parallèle.
- Réactivité : la secrétaire doit être capable de réagir rapidement aux demandes et aux impératifs de son supérieur hiérarchique ou de ses collègues.
- Aptitude à la communication : la secrétaire doit être à l’aise dans les échanges avec les différents interlocuteurs de l’entreprise (collègues, clients, fournisseurs).
- Sens de l’organisation : la secrétaire doit être capable de planifier son travail et de gérer son emploi du temps de manière efficace (ex : organisation des réunion, …).
- Discrétion : la secrétaire doit être capable de traiter les informations confidentielles de manière discrète et de respecter les règles de déontologie de l’entreprise.
- Ponctualité : la secrétaire doit être à l’heure aux rendez-vous et aux réunions.
- Travail en équipe : la secrétaire peut être amenée à travailler en étroite collaboration avec d’autres membres de l’entreprise, il est donc important d’avoir de bonnes qualités de travail en équipe.
- Adaptabilité : la secrétaire doit être capable de s’adapter à un environnement professionnel en constante évolution.
- Courtoisie et professionnalisme : la secrétaire doit être polie et professionnelle dans ses interactions avec les autres.
- Résistance au stress : la secrétaire peut être amenée à gérer des situations stressantes et doit être capable de les gérer de manière efficace.
- Bon niveau d’orthographe
Et pour confirmer l’ensemble des qualités que vous aurez évoquées, n’hésitez donc pas à compléter cette partie avec une courte liste composée de vos hobbies et passions !
Quelles sont les compétences que doit avoir une secrétaire ?
Une secrétaire doit avoir les compétences suivantes :
- Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint) : ces outils sont essentiels pour la rédaction de courriers, la création de tableaux et de présentations, et la gestion de données.
- Bonne maîtrise de la langue française : la secrétaire doit être capable de rédiger des courriers et de la correspondance de manière claire et correcte.
- Bonne maîtrise de l’anglais (oral et écrit) : cette compétence est souvent demandée dans les entreprises qui ont des relations internationales.
- Aptitude à la gestion de projet : la secrétaire peut être amenée à organiser des événements, à suivre des dossiers et à planifier des activités.
- Excellent sens de l’organisation et de la gestion du temps : la secrétaire doit être capable de gérer son propre emploi du temps et de celui de son supérieur hiérarchique.
- Bon relationnel : la secrétaire doit être à l’aise dans les échanges avec les collègues, les clients et les fournisseurs.
- Discrétion et professionnalisme : la secrétaire doit être capable de traiter les informations confidentielles de manière discrète et de respecter les règles de déontologie de l’entreprise.
- Bonne résistance au stress : la secrétaire peut être amenée à gérer plusieurs tâches en parallèle et à faire face à des impératifs de temps serrés.
- Bonne présentation : la secrétaire doit veiller à son apparence et à son professionnalisme dans le cadre de sa profession.
